在宅でも郵送物対応を効率よくする方法#cm_odyssey
2024.06.26こんにちは！営業事務チームです。
現在在宅で郵送物の対応を行っています。在宅で郵送物の対応ができる企業は珍しいのではないでしょうか。
そこでどのようにして在宅でも対応が可能になったのか方法をご紹介したいと思います。
きっかけ
新型コロナウィルス感染拡大の影響で出社頻度を週2日、出社人数も2名に減らし書類対応をしていました。 営業からの依頼にすぐ対応できずリードタイムが長くなってしまうことや、2日で書類対応をしなければならず出社している2名の負担が大きいことが課題でした。 そこで出社せずとも自宅で対応できる私書箱サービスの導入と環境の整備を行いました。
私書箱サービスとは？
私書箱に送付された書類を設定した住所に転送してくれるサービスです。
顧客が書類を私書箱に送付すると、社員の自宅へ転送されます。
いくつかのサービスを比較検討し、2020年4月に私設私書箱を導入しました。
選考ポイント
- 社員の住所が外部に漏れない
- 導入企業や安定稼働の実績
- コストパフォーマンス
郵送物対応メンバーの環境整備
郵送物対応に必要なものをリスト化しました。 プリンターやシュレッダーは機能面やコストを比較し、各社員の自宅に必要備品を設置しました。 また感染リスクを避けるため、ポスト投函で完了できるようにレターパックを使用する運用を行いました。
在宅勤務での対応が定着
会社に出社せずとも、自宅に書類が届き、近くのポストへ投函するだけで対応を完了することが可能になりました。
そのため営業の依頼から処理完了までのリードタイムが短くなり、効率的な業務遂行に繋がりました。 また運用を構築したため、他の社員への引継ぎもスムーズに行えました。
さらなる品質向上へ
当初利用していた私設私書箱だと郵送先が１つに絞られていたため、属人化されてしまい、担当者が不在になると対応が滞ってしまうことが課題でした。
そこで冗長化と工数削減が実現可能となるクラウド型郵送サービス【トドケール】へ2022年12月に変更しました。
書類のPDF化までされるため、膨大なスキャン作業工数が激減し、アプリでPDFを確認した上で転送依頼ができます。
さらにアプリでデータを毎日確認できるため、週2回から全営業日で対応が可能になりました。
その結果、作業の冗長化や転送スケジュールも容易に変更できることで月約3時間の工数削減に繋がりました。
選考ポイント
- 社員の住所が外部に漏れない
- 導入企業や安定稼働の実績
- 転送先が自由に選べる
- PDF化が可能
- サポート体制が充実
メリット
コストは約2倍あがるものの、手厚いサポート（臨機応変な対応）、セキュリティー強化、工数削減、リードタイムの短縮、冗長化などの効果で十分に回収できました。
さいごに
出社必須とされていた郵送物を在宅で効率よく対応することに成功しました。
冗長化が進み、業務が標準化したことでさらに顧客に有益なサービスの提供ができるようになりました。 今後も現状に満足することなく、顧客によりよいサービスの提供ができるよう常に尽力し続けます。
バックオフィスメンバーがイベント登壇します
今回、私の日頃の取り組みをブログにて紹介させて頂きましたが、そんな私が所属するバックオフィスメンバー達みんなでクラスメソッド20周年記念イベント『Classmethod Odyssey』にて日頃の取り組みなどについて発表を行います。
セッション内容は以下の通り。
- 登壇日時： 2024年07月29日(月) 17:10 - 17:50
- 登壇イベント：Classmethid Odyssey ONLINE(オンライン配信イベント)
- 登壇セッション情報
- タイトル：クラメソのバックオフィスＤＸの紹介
- 登壇者：アノテーション株式会社 取締役 代表取締役ほか 渡邉聖ほか3名（バックオフィス語り隊）
- 概要：
- クラメソのバックオフィス改革についての主な取組み（課題、解決策、定量的効果など）
- 組織体制（規模10倍でも人数増やさず…、キャリアラダー）
- 今後の取組みや方向性についてなど（IT/AI関連中心に、人に対するサービスも）
以下イベントレジストのサイトにアクセス頂き、該当セッションを選択の上お申し込みください。
皆様のご参加をお待ちしています！
アノテーションについて
アノテーション株式会社は、クラスメソッド社のグループ企業として「オペレーション・エクセレンス」を担える企業を目指してチャレンジを続けています。「らしく働く、らしく生きる」のスローガンを掲げ、様々な背景をもつ多様なメンバーが自由度の高い働き方を通してお客様へサービスを提供し続けてきました。現在当社では一緒に会社を盛り上げていただけるメンバーを募集中です。少しでもご興味あれば、アノテーション株式会社WEBサイトをご覧ください。
